Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan tengah melakukan penggantian 6.000 boks arsip dan ditargetkan selesai sebelum penghujung tahun.
Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, Alfazi mengatakan progres penggantian boks telah mencapai 50 persen, tentunya dengan kualitas yang lebih baik.
“3.000 boks itu merupakan langkah pertama penggantian boks arsip,” kata Alfazi, Banjarmasin, Selasa (30/6/2020).
Dikatakan Alfazi, proses penggantian telah dimulai sejak Maret lalu oleh Pegawai Depo Arsip dan terus berlangsung hingga saat ini.
“Setiap harinya pegawai kita rutin mengerjakan penggantian boks dengan menggunakan sistem shift, karena kita optimis penggantian boks bisa selesai sebanyak 6.000 sebelum akhir tahun ini,” lanjut Alfazi.
Penggantian boks, lanjut Alfazi, harus dilakukan dengan teliti mengingat Dispersip Kalsel memiliki lebih dari 10.000 boks arsip.
“Kita lakukan mulai dari pengecekan boks, memilah arsip dan mencatat usia berkas yang tersimpan. Untuk mengetahui arsip yang siap dimusnahkan, kita harus tahu Jadwal Retensi Arsip (JRA),” ucap Alfazi.
Alfazi menerangkan tidak semua berkas bisa dimusnahkan, terutama arsip statis yang berkaitan dengan sejarah. Sedangkan, untuk arsip dinamis seperti arsip aktif (dipakai sehari-hari) dan inaktif (jarang dipakai) bisa dimusnahkan dengan tetap mengikuti aturan yang berlaku.
“Jadi arsip inaktif ini bisa dimusnahkan tetapi pemusnahan sesuai JRA dan proses sesuai aturan yang berlaku dari persetujuan Gubernur Kalsel dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” pungkas Alfazi. Humas Dispersip/MC Kalsel/Ar
