Pengelolaan kearsipan yang baik menjadi pondasi utama dalam menjamin integritas dan kelancaran berbagai proses administratif pemerintahan.
Guna mewujudkan hal tersebut Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Selatan (Kalsel) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalsel pun mengadakan Sosialisasi Pergub Nomor 073 tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi dan Akses Arsip Dinamis.
Kegiatan ini diikuti sekitar 225 pengelola arsip di SKPD dan UPTD lingkungan Pemprov Kalsel.
“Jadi para pengelola arsip di SKPD diberi pemahaman tentang jadwal retensi arsip yang mana mereka harus mengetahui umur arsip. Dari arsip yang diciptakan aktif berapa umurnya dan in-aktif berapa umurnya sampai dengan nanti dimusnahkan,” kata Kepala Dispersip Provinsi Kalsel, Nurliani diwakili Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Kearsipan, Muamar, Banjarmasin, Senin (22/7/2024).
Muamar menambahkan, pada kesempatan ini pihaknya juga mensosialisasikan sistem klasifikasi arsip yang bertujuan untuk mengetahui siapa saja yang boleh mengakses arsip dinamis di SKPD.
“Ini untuk memastikan hak akses keamanan sesuai dengan kebutuhan, mengingat banyak jenis surat yang mungkin hanya bisa diakses oleh pejabat eselon tertentu,” tuturnya
Dia berharap melalui kegiatan ini bisa mewujudkan tata kelola arsip yang baik guna mendukung tranparansi dan akuntabilitas seluruh sektor pemerintahan lingkup Pemprov Kalsel.
“Dengan adanya Pergub ini kita optimis dapat mencapai tujuan bersama untuk meningkatkan tata kelola arsip yang baik dan mendukung transparansi dan akuntabilitas seluruh sektor pemerintahan kita,” jelasnya.
Sementara itu, Tim Pembina Kearsipan I ANRI, Prihatni Wuryatmini menjelaskan bahwa pengetahuan tentang jadwal retensi arsip (JRA) dan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis ini sangat penting untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.
“Pergub yang mengatur jadwal rentensi arsip ini bertujuan untuk menciptakan memori kolektif Pemprov Kalsel, sedangkan terkait sistem kalisfikasi keamanan akses arsip dinamis ini untuk mencegah terjadinya sengketa informasi antara badan publik dan publik,” kata Prihatni.
Dia menambahkan semua arsip yang tercipta sangatlah penting, khususnya arsip dinamis yang tercipta dari OPD/SKPD karena ini untuk menjamin akuntabilitas kinerja SKPD tersebut.
“Dari arsip ini terjamin OPD/SKPD tersebut pelaksanaan kegiatannya akuntabel atau tidak. Arsip dinamis ini juga punya batas waktu pakai sesuai dengan jadwal retensi yang tertera pada Pergub tersebut. Jika batas waktu pakainya telah habis arsip tersebut harus dimusnahkan sesuai dengan kententuan yang ada agar tidak terjadi penumpukan arsip,” ungkapnya.
Batas waktu pakai arsip dinamis ini, lanjutnya, juga bervariasi ada yang dua tahun harus dimusnahkan dan maksimal 10 tahun harus dimusnahkan.
“Untuk yang 10 tahun ini contohnya adalah arsip keuangan, jika tidak ada pertentangan dengan peraturan terkait atau kasus hukum arsip keuangan tersebut bisa dimusnahkan, jadi arsip keuangan ini tidak selamanya disimpan di OPD,” tukasnya. MC Kalsel/Jml
