Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Selatan (Kalsel) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalsel telah memusnahkan 2.077 berkas arsip yang telah habis masa retensinya (waktu simpannya).
2.077 berkas arsip tersebut berasal dari tiga instansi diantaranya Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Provinsi Kalsel sebnyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001, dan RSUD Dr HM Ansyari Saleh Provinsi Kalsel sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.
Pemusnahan dilakukan oleh Kepala Dispersip Provinsi Kalsel Nurliani Dardie dan disaksikan oleh saksi dari setiap perwakilan instansi, Inspektorat Provinsi Kalsel, Biro Hukum Provinsi Kalsel, serta Tim Penilai dan Pemusnah Arsip Pemerintah Provinsi Kalsel di Depo Arsip Kalsel, Banjarbaru, Selasa (17/12/2024).
Nurliani memaparkan, pemusnahan arsip ini sangat penting untuk menciptakan efisiensi pemeliharaan maupun tempat dan sarana prasarana penyimpanan arsip di Depo Arsip Provinsi Kalsel.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” kata Nurliani.
Dia menegaskan pemusnahan arsip dengan cara menjualnya merupakan tindakan yang dilarang, karena sejatinya pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
“Tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana, Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegasnya.
Coba perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang, lanjutnya, tak jarang menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.
Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan.
“Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” imbuhnya.
Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan.
“Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar,” tuturnya.
Lebih jauh dia mengatakan, terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan, beberapa tahapan tersebut diantaranya, pemeriksaan masa retensi arsip, pencatatam informasi arsip meliputi nomor, jenis dokumen, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen, dan keterangan informasi arsip.
Kemudian pembentukan panitia pemusnahan arsip, penilaian panitia, pelaksanaan pemusnahan, serta pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
“Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” pungkasnya.
Adapun data arsip yang sudah dimusnahkan Dispersip Kalsel dari tahun 2018 hingga 2024 :
2018 dimusnahkan 294 berkas milik Inspektorat Prov Dati 1 Kalsel kurun waktu arsip 1992-2001.
2019 pemusnahan 870 berkas, Biro Keuangan Setwilda TK 1 Kalsel kurun waktu 1963-2005.
2020 dilakukan dua kali pemusnahaan arsip pada bulan April sebanyak 26.585 berkas milik Biro Kepegawaian Setwilda Tk 1 Kalsel kurun waktu1973-1987. Kemudian pada bulan November pemusnahan 21.487 berkas kurun waktu 1967-2005 milik enam instansi di lingkungan Pemprov Kalsel.
Kemudian Dispersip Kalsel pada tahun 2021 kembali melakukan pemusnahan arsip sebanyak 7.026 dari lima SKPD pembuatan arsip untuk kurun waktu 1971 hingga 2005.
Tahun 2022 sebanyak 3.090 berkas dimusnahkan milik tiga instansi di lingkungan Pemprov Kalsel untuk kurun waktu 1960-2009.
Pada tahun 2023 pemusnahan arsip milik empat instansi sebanyak 2.174 berkas kutun waktu 1980-2015.
Terakhir pemusnahakan arsip mili tiga SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966-2019. MC Kalsel/Jml
