Guna mewujudkan tertib pengelolaan dan penggunaan arsip sesuai kaidah yang berlaku, Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Selatan (Kalsel) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalsel menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Aktif.
Bimtek yang diikuti sebanyak 200 orang arsiparis dari SKPD, UPTD, BUMD, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perusahaan tingkat Provinsi Kalsel ini dibuka langsung oleh Kepala Dispersip Kalsel, Nurliani Dardie serta turut menghadirkan Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rudi Anton selaku pembicara.
Pada sambutannya, Nurliani mengatakan, melalui Bimtek ini ingin membagikan pemahaman tentang pengelolaan arsip aktif yang sesuai dengan prosedur, norma, dan kaidah yang berlaku.
“Arsip aktif sendiri merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan secara langsung dapat digunakan pimpinan suatu instansi sebagai rujukan pengambilan kebijakan. Untuk itu, arsip aktif ini perlu ditata dan dikelola sebaik mungkin sesuai dengan prinsip, kaidah dan norma yang berlaku,” kata Nurliani, Rabu (26/10/2022).
Sementara itu, Rudi mengatakan, pengelolaan arsip aktif ini sangat penting, karena ketika arsip tersebut ditata dengan baik akan mengalir secara otomatis, hingga kepada dua pilihan dimusnahkan atau permanen ke lembaga kearsipan.
“Penyelamatan arsip itu dimulai ketika arsipnya sejak aktif, ini sering terjadi diberbagai tempat, ketika itu menumpuk dan tidak ditata lalu dipindahkan begitu saja ke tempat penyimpanan arsip non aktif tanpa ada daftar, ini yang perlu diperhatikan seluruh unit kerja hendaknya arsip aktif itu ditata dengan baik,” tegas Rudi.
Rudi juga menambahkan, peranan pimpinan instansi juga sangat penting terhadap tata kelola arsip aktif ini, mengingat arsip aktif bisa saja digunakan sebagai alat bantu pengambilan kebijakan.
“Jika kepedulian pimpinannya tinggi itu biasanya sangat peduli dengan peantaan arsip sejak arsip aktif, tapi kalau tidak, itu mereka akan sadar ketika menyangkut masalah hukum baru mencari,” ucap Rudi. MC Kalsel/Jml
